La gestion documentaire est un élément crucial de toute entreprise moderne. Cependant, il est tout aussi important de comprendre ce qu'elle n'est pas. Malheureusement, de nombreuses idées fausses persistent autour de ce concept essentiel. Dans cet article, nous allons explorer ce que la gestion documentaire n'est pas, en utilisant des références et des exemples concrets pour éclairer ce sujet souvent mal compris...

1. La gestion documentaire n'est pas simplement le stockage de fichiers

Certains pourraient penser que la gestion documentaire se résume à la simple sauvegarde de fichiers dans un dossier électronique ou physique. Cependant, c'est loin d'être le cas. Comme le souligne Arma International, l'association mondiale pour la gestion de l'information, « la gestion documentaire englobe bien plus que le simple stockage. Elle implique une organisation, une classification et une gestion systématiques des documents pour une utilisation efficace et une conformité réglementaire » [1].

Exemple concret : Imaginons une entreprise qui stocke tous ses documents dans un dossier partagé sur le cloud. Bien que les fichiers soient accessibles, leur organisation laisse à désirer. Les employés passent un temps précieux à chercher des informations précises, ce qui nuit à l'efficacité globale de l'entreprise.

 

2. La gestion documentaire n'est pas la même chose que la gestion de contenu

La confusion entre la gestion documentaire et la gestion de contenu est courante. Cependant, ces deux concepts sont distincts. Comme le souligne AIIM, l'Association for Intelligent Information Management, « la gestion de contenu englobe un large éventail de contenus, y compris les documents, les enregistrements, les données, les médias sociaux, etc. La gestion documentaire se concentre spécifiquement sur la gestion des documents, qu'ils soient physiques ou électroniques » [2].

 Exemple concret : Une entreprise utilisant un système de gestion de contenu pour gérer ses documents, ses courriels et ses médias sociaux peut confondre la gestion documentaire avec la gestion de contenu. Cependant, elle devrait reconnaître que la gestion documentaire se concentre spécifiquement sur la gestion des documents textuels et graphiques, tandis que la gestion de contenu englobe un spectre plus large de types de contenu.

 

3. La gestion documentaire n'est pas un processus statique

Certains pourraient considérer la gestion documentaire comme un processus ponctuel ou statique. Cependant, c'est une erreur. La gestion documentaire nécessite une gestion continue et proactive pour s'adapter aux besoins changeants de l'organisation, aux évolutions technologiques et aux exigences réglementaires en constante évolution.

 Exemple concret : Une entreprise qui met en place un système de gestion documentaire efficace mais qui ne le met pas à jour régulièrement risque de voir son efficacité diminuer avec le temps. Les changements dans l'organisation, les réglementations nouvelles et les progrès technologiques peuvent rendre obsolètes les processus et les systèmes existants, nécessitant ainsi une adaptation continue.

En conclusion, comprendre ce que la gestion documentaire n'est pas est tout aussi important que comprendre ce qu'elle est. En démystifiant ces idées fausses courantes et en mettant en lumière les véritables définitions et pratiques de la gestion documentaire, les entreprises peuvent mieux tirer parti de cette discipline essentielle pour optimiser leurs opérations et leur conformité réglementaire.

 

Références bibliographiques :

[1] Arma International. "What is Records Management?" https://www.arma.org/page/what-is-records-management

[2] AIIM. "What is Content Management?" https://www.aiim.org/What-is-Content-Management