Nous disposons également de solides compétences dans la mise en
place de solutions numériques, électroniques et digitales pour une gestion
documentaire efficace, indépendamment du support. Dans un monde où
l'information est devenue la clé du succès, la transition vers des systèmes de
gestion documentaire numérique est essentielle pour garantir la compétitivité
et la pérennité des organisations.
Pour la mise en œuvre, nous procédons comme suit :
1. Compréhension des
Besoins et des Objectifs : Comme partout, nous commençons par une analyse approfondie des
besoins spécifiques de l'organisation ainsi que de ses objectifs stratégiques.
Cela inclut l'évaluation des flux de travail existants, des défis rencontrés,
et des opportunités offertes par la gestion documentaire numérique. En
collaboration avec les parties prenantes, nous définissons des objectifs clairs
et des indicateurs de performance pour orienter le projet.
2. Sélection et
Configuration de Solutions Adaptées : Sur la base de cette analyse, nous sélectionnons et configurons
des solutions logicielles et matérielles adaptées aux besoins spécifiques de
l'organisation. Cela peut inclure des systèmes de gestion de contenu
d'entreprise (ECM), des logiciels de gestion électronique de documents (GED),
des outils de collaboration en ligne, ainsi que des solutions de numérisation
et de capture de documents.
3. Migration et
Conversion de Données : En cas d’existence des solutions dans l’organisation, nous supervisons
la migration et la conversion des données existantes vers les nouveaux
systèmes. Cela implique la création de plans de migration détaillés, la
validation des données pour assurer leur intégrité, ainsi que la formation des
utilisateurs sur les nouveaux processus et outils.
4. Développement de
Politiques et Procédures : Nous développons des politiques et des procédures claires pour
guider l'utilisation et la gestion des documents numériques. Cela comprend la
définition de règles de classification, de sécurité et de confidentialité,
ainsi que des procédures opérationnelles standardisées pour assurer une
utilisation cohérente et sécurisée des systèmes.
5. Formation et
Sensibilisation : Afin d’accompagner les utilisateurs, nous concevons et animons
des sessions de formation adaptées aux différents niveaux de compétence et aux
besoins spécifiques.
6. Surveillance et Amélioration
Continue : Avec les retours d’expérience utilisateurs et les différents
rapports, nous veillons à la surveillance continue des systèmes mis en place.
En cas de besoin, des ajustements sont faits pour optimiser les performances et
répondre aux besoins changeants de l'organisation.
La transition vers une gestion documentaire numérique offre une
multitude d'avantages, notamment le gain de place et la réduction des coûts de
stockage, une accessibilité améliorée, une sécurité et confidentialité
renforcées, ainsi qu'une productivité accrue.
En travaillant avec nous, les organisations peuvent s'attendre à
une transition fluide vers des systèmes de gestion documentaire modernes et
efficaces, leur permettant de tirer pleinement parti des avantages offerts par
le numérique pour mieux gérer leur information et stimuler leur réussite.
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