Dans le monde numérique actuel, où les données prolifèrent à un rythme exponentiel, la gestion documentaire et la gouvernance de l'information sont des concepts cruciaux pour les entreprises de toutes tailles. Bien que souvent confondues, ces deux approches ont des objectifs distincts et complémentaires. Dans cet article, nous allons explorer en profondeur la différence entre la gestion documentaire et la gouvernance de l'information, en mettant en lumière leurs aspects essentiels, leurs avantages et leurs applications.
La gestion documentaire est le processus de capture, de stockage, de
recherche et de distribution de documents au sein d'une organisation. Elle vise
principalement à organiser et à gérer les documents de manière efficace tout au
long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur archivage ou leur
élimination. Les systèmes de gestion documentaire (SGD) fournissent souvent des
fonctionnalités telles que la numérisation, l'indexation, la classification et
le contrôle de version pour faciliter ce processus.
- · Accessibilité améliorée : Les documents sont facilement accessibles à ceux qui en ont besoin, réduisant ainsi les pertes de temps et les inefficacités.
- · Réduction des risques : La gestion documentaire permet de garantir la conformité réglementaire et de minimiser les risques liés à la perte ou à la divulgation non autorisée de données sensibles.
- · Productivité accrue : En facilitant la recherche et le partage de documents, la gestion documentaire permet aux employés de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus importantes.
2. Gouvernance de l'Information :
Assurer la qualité et la conformité des données
Contrairement à la gestion documentaire qui se concentre sur la
manipulation des documents eux-mêmes, la gouvernance de l'information englobe
un ensemble de politiques, de procédures et de processus visant à garantir la
qualité, la sécurité, la conformité et la valeur des informations au sein de
l'organisation. Cela inclut la définition des responsabilités, des normes et
des contrôles pour la collecte, la conservation, l'utilisation et la diffusion
des données.
- · Intégrité des données : En établissant des normes et des contrôles de qualité, la gouvernance de l'information garantit l'intégrité et la fiabilité des données.
- · Conformité réglementaire : En respectant les exigences légales et réglementaires, la gouvernance de l'information aide à éviter les sanctions et les litiges.
- · Prise de décision éclairée : En fournissant des données fiables et cohérentes, la gouvernance de l'information permet aux décideurs de prendre des décisions plus éclairées et stratégiques.
En conclusion, bien que la gestion documentaire et la gouvernance de l'information partagent des objectifs similaires de gestion efficace des données au sein d'une organisation, elles se concentrent sur des aspects différents du processus. La gestion documentaire se concentre sur la manipulation des documents eux-mêmes, tandis que la gouvernance de l'information englobe un ensemble plus large de politiques et de procédures visant à garantir la qualité, la sécurité et la conformité des données. En combinant ces deux approches de manière synergique, les entreprises peuvent tirer parti de leurs données pour prendre des décisions plus éclairées et obtenir un avantage concurrentiel sur le marché.
Références bibliographiques :
J. S. Brown, "Document Management and Workflow Automation,"
AIIM White Paper, 2020.
M. S. Sutton, "Information Governance: Concepts, Strategies, and
Best Practices," Routledge, 2019.
P. A. Whitten, "Principles of Document Management," Wiley,
2019.
R. W. Groggins, "Document Management System Best Practices,"
McGraw-Hill Education, 2018.
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