La gouvernance documentaire est un ensemble de pratiques et de processus visant à gérer les documents de manière efficace et efficience. Elle assure la création, l'organisation, la gestion, la préservation, la diffusion, l'archivage, l'utilisation et la disposition de l'ensemble des documents dans une organisation.


La gouvernance documentaire inclut des politiques, des procédures, des normes et des directives pour la gestion des documents, y compris la gestion des versions, la classification, le contrôle d'accès, la conservation, la destruction, l'archivage, la recherche, la récupération et la diffusion des documents. Elle vise à garantir que les documents sont correctement gérés tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur disposition finale.

La gouvernance documentaire est une partie essentielle de la gouvernance de l'information, qui inclut l'ensemble des pratiques et des processus pour gérer l'information de manière globale dans une organisation. En tant que consultant AI, nous pouvons vous aider à mettre en place une gouvernance documentaire efficace et adaptée à votre organisation pour assurer la gestion efficace de l'ensemble de vos documents.

 

 Il existe plusieurs normes liées à la gouvernance documentaire, notamment :

1.       ISO 15489 : cette norme fournit des lignes directrices pour la gestion des documents d'activités et des archives.

2.       ISO 30300 : cette norme fournit un cadre pour la mise en place d'un système de gestion des documents.

3.       ISO 30301 : cette norme fournit des lignes directrices pour la mise en place d'un système de gestion des documents qui prend en compte les exigences légales et réglementaires.

4.       ISO 23081 : cette norme fournit des lignes directrices pour la gestion des métadonnées relatives aux documents.

5.       ISO 27001 : cette norme fournit un cadre pour la mise en place d'un système de gestion de la sécurité de l'information qui inclut la sécurité des documents.

 

Au fil de mes lectures, j'ai parcouru plusieurs ouvrages utiles sur la gouvernance documentaire. Pour le moment, avant d'envisager vous faire des notes de lectures, je vous laisse les découvrir :

1.      "Records Management: A Practical Guide" de John Phillips : Ce livre fournit des conseils pratiques pour la mise en place d'un programme de gestion des documents efficace, y compris la classification, la conservation et la disposition des documents.

2.      "Practical Records Management for the Busy Professional" de David O. Stephens : Ce livre est destiné aux professionnels occupés et fournit des conseils pratiques pour la mise en place d'un programme de gestion des documents efficace, y compris la gestion des versions, la gestion des risques et la conformité réglementaire et légale.

3.      "Document Management for the Enterprise: Principles, Techniques, and Applications" de Michael J. D. Sutton : Ce livre fournit une introduction complète à la gestion des documents dans les grandes entreprises, y compris la conception d'un système de gestion de documents en entreprise.

4.      "Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies" de Robert F. Smallwood : Ce livre se concentre sur la gestion des documents électroniques et fournit des conseils pratiques pour la mise en place d'un programme de gestion des documents électroniques efficace.

5.      "Information Governance and Security: Protecting and Managing Your Company's Proprietary Information" de John R. Vacca : Ce livre fournit des conseils pratiques pour la mise en place d'un programme de gouvernance de l'information efficace, y compris la gestion des documents, la sécurité de l'information et la conformité légale.

6. "La gouvernance documentaire" de Jean-Michel Salaün : Ce livre présente les concepts clés de la gouvernance documentaire, les enjeux de la gestion documentaire et les méthodes pour y faire face.

7. "Gouvernance des documents" de Luc Quoniam : Ce livre explore les enjeux de la gouvernance des documents, les normes de gestion de l'information et les bonnes pratiques pour la mise en place d'une gouvernance efficace.

8. "La gouvernance de l'information et des documents" de Yannick Maignien et Philippe Cazaubon : Cet ouvrage propose une approche globale de la gouvernance de l'information et des documents, en passant en revue les enjeux, les outils et les techniques nécessaires pour une gouvernance réussie.