Tout récemment, dans le forum de l’ACA (Association Camerounaise des Archivistes), un collègue avait posé une préoccupation en ce sens « Bonjour très chers aînés et parents.  J'ai une petite préoccupation et j'aimerai avoir votre expertise. S'il vous plaît, j'aimerais savoir vers qui se tourner pour avoir une habilitation /un agrément pour la destruction des documents? Comment ça se passe ? Merci à vous. »

A la lecture des différentes interventions, la discussion a longuement tourné autour de l’implication ou non du Ministère des Arts et de la Culture dans l’opération de destruction.  De notre point de vue, la préoccupation de la collègue passait par deux (02) temps.

1- Les archives à détruire appartiennent-elles à une entreprise publique ou privée ? Si c’est une entreprise publique. La loi sur les archives précise en son art. 11 (01) que ses documents ne peuvent être détruits avant un délai de 10 ans. Et que la liste des documents à détruire est fixée avec l’administration qui a produit lesdits documents ( Art.11 (03). Il est important de préciser que le décret d’application précise en son Art.6 que les archives intermédiaires  sont à conservés pendant 5 ans dans l’administration qui les a produite ( Al. 1), puis remises à la structure chargée des Archives Nationales( Al. 1).

Si votre entreprise est une entreprise publique, vous ne pouvez pas dès lors procéder à une quelconque destruction. Car vos documents de plus de 5 ans sont supposés être reversés aux archives Nationales (Sauf dans le cas des dispositions prévues par l’Art.11 al.6 de la loi sur les archives.  On comprend dès lors que si l’on se trouve par contre dans une entreprise privée, les procédures internes (Calendrier de conservation, ..) encadrent la destruction des documents sans s’en référer forcément aux Archives Nationales du Cameroun. 

2- Si par la question la collègue voulait savoir s’il est nécessaire d’avoir un document (habilitation /un agrément) qui vous autorise à détruire quoique ce soit, Nous avons pensé qu’il serait important pour elle de se rapprocher du Ministère de l’Environnement où après études, il sera délivrera un manifeste.

Cette entrée en matière (Notons qu'une version plus scientifique sera publiée dans les prochains jours) me permet de faire observer que la destruction des documents d’archives est un sujet délicat dans la gouvernance documentaire. Bien que ce soit une opération qui permette de libérer l’espace dans les salles d’archives, de plus en plus d’entreprises (publiques) ne respectent pas toujours les procédures de destruction. D’ailleurs, il n’est pas rare de trouver chez les marchands de vivre les copies des documents administratifs. Ces derniers sont utilisés par lesdits marchands comme emballages. A la réalité, plus de 40% des documents jetés dans les poubelles en entreprises sont hautement sensibles et potentiellement confidentiels. En effet, il suffit d’un peu de patience et d’analyse pour trouver rapidement le rapprochement qu’il y a entre les différentes informations qui sont souvent présentées sur ces documents.

La loi 2000 sur les archives a bel et bien donné la possibilité à l’archiviste et à l’Administration en charge des Archives Nationales de juguler entre ce qui est important pour la postérité et le trop-plein qui est souvent observé dans les salles d’archives. Notons tout de même que le décret d’application renseigne sur les sanctions prévues en cas de destruction hors norme des archives. Et oui ! En matière de destruction des documents d’archives, le risque majeur est souvent celui de la méconnaissance des textes de lois en la matière.  Si la contrainte du respect est moins observable chez les entreprises du secteur privé, celles du secteur public ne peuvent en aucun cas déroger à leur respect.

La destruction des documents appelle dès lors à tellement de logiques Artières, Phillipe. (2015) « L’archiviste doit gérer un autre risque tout aussi permanent : celui de l’erreur dans les processus d’évaluation et de sélection des archives, risque d’autant plus grand que ses conséquences sont irrémédiables quand il y a décision d’élimination. Or l’évaluation est toujours extrêmement complexe : la valeur juridique primaire d’un document (celle qui correspond à la finalité initiale à l’origine de sa création) peut être appréhendée assez facilement, pour qui maîtrise correctement le droit et l’histoire administrative ; en revanche, la valeur juridique secondaire (qui peut surgir ultérieurement) est très difficile à anticiper. » 

 

Bibliographie

Artières Philippe, « L’historien face aux archives », Pouvoirs, 2015/2 (n° 153), p. 85-93. DOI : 10.3917/pouv.153.0085. URL : https://www.cairn.info/revue-pouvoirs-2015-2-page-85.htm

Loi n° 2000/010 du 19 décembre 2000 régissant les archives au Cameroun.

Décret n° 2001/958/PM du 1er Novembre 2001 fixant les modalités d'application de la loi n° 2000/10 du 19 décembre 2000 régissant les archives au Cameroun.